Апостиль — спеціальний штамп, який ставлять на офіційних документах, виданих органами однієї держави, щоб вони були визнані в іншій країні. За допомогою апостиля підтверджується автентичність підпису, статус посадової особи, а також печатки чи штампа на офіційному документі.

Процедура проставлення апостиля є спрощеною формою легалізації документів і діє лише між державами, що підписали Гаазьку конвенцію 1961 року. Переклад документів з апостилем дозволяє легалізувати документи та застосовувати їх в усіх країнах-учасницях Гаазької конвенції.

Апостиль необхідний для легалізації документів, щоб вони могли бути визнані в інших країнах, які є учасниками Гаазької конвенції. Він підтверджує автентичність підписів, печаток і статусів посадових осіб, що забезпечує юридичну силу документа за кордоном.

Приклади ситуацій, коли необхідний апостиль:

• Працевлаштування за кордоном.
• Отримання освіти за кордоном.
• Одруження з іноземцем.
• Оформлення спадщини.
• Ведення бізнесу з іноземними партнерами.

Поставити апостиль можна лише в тій країні, в органах якої оформлювався сам документ. Згідно з правилами, апостиль є прямокутником з рівними сторонами довжиною 9 см і містить такі дані:

1. Назва держави, що видала документ.Прізвище представника органу, який підписав документ.
2. Посада цієї особи.
3. Дані про установу, що поставила печатку на документі.
4. Назва міста.
5. Дата апостилювання.
6. Назва органу, що здійснив апостилювання.
7. Номер, під яким зареєстровано апостиль.
8. Печатка органу, що здійснив апостилювання.
9. Підпис особи, що виконала апостилювання.

Процедура отримання апостиля

Апостилювання  є спрощеною процедурою легалізації документів, оскільки здійснюється лише одним офіційним органом. Як правило, терміни проставлення апостиля становлять близько  5-6 робочих днів. Але, зважаючи на поточну ситуацію в Україні, терміни як правило довші.

Процес отримання апостиля в Україні регулюється вимогами Гаазької конвенції від 5 жовтня 1961 року, яку Україна підписала у 2003 році. Апостиль надає документам законну силу в країнах, що є учасниками цієї конвенції. Розглянемо етапи, які необхідно пройти для отримання апостиля на документ.

1. Підготовка документів

Підготувати офіційний документ, який потребує апостилювання (наприклад, диплом, свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб, документи, видані нотаріусом тощо). Важливо, щоб документ був у гарному стані і не мав пошкоджень, оскільки це може ускладнити процес апостилювання.

2. Подання документів у відповідний державний орган

В Україні апостиль ставиться на документи, видані державними органами або нотаріусами. Апостиль ставиться на документах, виданих органами реєстрації актів цивільного стану, державними органами, судами, університетами та іншими освітніми установами.

Апостиль проставляється на документах у:

1. Міністерстві юстиції (для документів, виданих органами влади та судами).
2. Міністерстві освіти та науки (для освітніх документів, таких як дипломи, атестати).
3. Міністерстві охорони здоров’я (для медичних документів).
4. Міністерстві внутрішніх справ (для документів, виданих цим відомством).

Для кожного типу документа необхідно звертатися до відповідного органу.

3. Подання заявки на апостилювання

Заявник подає заяву в відповідний орган, що здійснює апостилювання. Важливо, щоб заявник також надав копії документа та інші необхідні документи (якщо це передбачено процедурою).

4. Отримання апостильованого документа

Після виконання апостилювання заявник отримує документ з апостилем, який підтверджує його законність для використання в країнах-учасницях Гаазької конвенції.

На які документи можна поставити апостиль

Апостиль ставиться на офіційні некомерційні документи державного значення, а саме:

1. Виписки з реєстру юридичних осіб.
2. Документи, видані або завірені нотаріусом.
3. Документи, видані судом: вироки та судові рішення.
4. Переклади, виконані судовим перекладачем.
5. Офіційні документи, видані органами влади.
6. Інші документи державного зразка.

Не підлягають апостилюванню комерційні договори, рахунки та інвойси, а також митні, дипломатичні та консульські документи.

Згідно з міжнародною практикою, існує ряд документів, які не підлягають апостилізації, зокрема оригінали та копії документів з фотографією:

• паспорти та документи, що їх замінюють (в тому числі посвідчення особи)
• профспілкові квитки
• трудові книжки
• військові квитки
• пенсійні книжки
• водійські посвідчення
• характеристики
• документи про належність до станів та релігійних конфесій

Документ повинен бути в належному стані, печатки і підписи на ньому повинні бути читабельними. Не підлягають завіренню апостилем ламіновані документи. Ясна річ, набагато швидше та простіше замовити переклад та апостилювання необхідних документів у перекладацькому бюро.